Metzingen automatisiert Verwaltungsprozesse mit Summ.AI

Die Stadt Metzingen entwickelt die Digitalisierung ihrer Verwaltung mit Prozessautomatisierung.

Die Stadt arbeitet dabei mit dem Start-up Summ.AI zusammen.

Die Zusammenarbeit findet in der DigITal-WerkStadt statt.

Die Stadt will Verwaltungsprozesse künftig schneller und günstiger automatisieren.

Der Ansatz soll auch für kleinere und mittlere Kommunen wirtschaftlich sein.

Metzingen will zudem Ergebnisse in konkrete Automatisierungsregeln umsetzen.

Die Stadt will dabei Schnittstellen zu bestehenden Fachverfahren schaffen.

Künstliche Intelligenz soll bei komplexeren Aufgaben künftig helfen.

Dabei soll menschliche Freigabe ein fester Bestandteil bleiben.

Metzingen will außerdem Routinetätigkeiten berücksichtigen, die nur gelegentlich anfallen.

Die Stadt will die entwickelte Grundlage auch anderen Kommunen geben.

Metzingen nutzt die DigITal-WerkStadt als Innovationsraum für digitale Verwaltungsentwicklung.

Die Stadt sieht Digitalisierung als gemeinsames Anliegen von Verwaltung und Partnern.

Die Stadt nennt den Hintergrund aus dem Bundesprojekt Agentic AI Hub.

Metzingen zählt laut Bericht zu 19 bundesweit ausgewählten Kommunen.

Das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung begleitet das Pilotprojekt.

Das Pilotprojekt Agentic AI Hub ist inzwischen beendet.

Kommunen und Start-ups zeigten in drei Monaten mögliche KI-Einsätze.

Metzingen bewertet die Ergebnisse als Bestätigung des bisherigen Kurses.

Die Stadt sagt, Agentic AI verbessere die Arbeit messbar.

Die Stadt vergleicht ihre Größe mit großen Kommunen in Deutschland.

Metzingen nennt als Beispiel Rostock, Frankfurt am Main, München und Bielefeld.

Die Stadt sagt, Kommunen mit über 20.000 Einwohnern hätten etwa 3.000.

wiederkehrende Abläufe.

Mit Software von Summ.AI könnten Prozesse schneller erfasst werden.

Summ.AI könne Prozesse außerdem analysieren und verbessern.

Ein wichtiger Teil war laut Stadt die KI im Prozessmanagement.

Damit habe das Team den Ist-Zustand der Prozesse rasch erfasst.

Das Team habe danach gezielt Optimierungen vorgenommen.

Das lokale Team zieht nach dem bundesweiten Pilotprojekt eine positive Bilanz.

Die Stadt nennt als nächsten Schritt die weitere Automatisierung standardisierter Prozesse.

Zusammenarbeit in der DigITal-WerkStadt

Die Stadt Metzingen analysiert zentrale Verwaltungsprozesse gemeinsam mit Summ.AI.

Die Arbeiten laufen in der DigITal-WerkStadt.

Die Stadt nennt diese DigITal-WerkStadt einen Innovationsraum.

Der Innovationsraum dient der digitalen Verwaltungsentwicklung in Metzingen.

Fokus: Automatisierung der Prozessautomatisierung

Im Mittelpunkt steht die Automatisierung der Prozessautomatisierung.

Die Stadt sagt, dieser Ansatz mache Automatisierung künftig einfacher.

Die Automatisierung soll Verwaltungsprozesse schneller machen.

Die Stadt nennt auch wirtschaftlichere Ergebnisse als Ziel.

Weniger manueller Aufwand soll ebenfalls entstehen.

Die Stadt sagt, Prozessautomatisierung werde dadurch erstmals wirtschaftlich für kleinere Kommunen.

Das Ziel richtet sich laut Stadt auch an mittlere Kommunen.

Bearbeitung von Kurzprozessen und einem komplexen Prozess

Die Stadt und Summ.AI bearbeiteten mehrere kompakte Kurzprozesse.

Zusätzlich bearbeiteten sie einen besonders umfangreichen komplexen Prozess.

Ziel war das Ableiten von belastbaren Automatisierungsregeln.

Die Regeln sollen sich auf weitere Verwaltungsabläufe übertragen lassen.

Die Stadt nennt die praktische Anwendung als Grundlage für die Regeln.

Schnittstellen und standardisierte Abläufe

Für Arbeitsschritte mit vorhandenen Fachverfahren sollen Schnittstellen entstehen.

Fachverfahren sind Fachanwendungen in der Verwaltung.

Durch die Schnittstellen können automatische Abläufe auf Fachverfahren zugreifen.

Klare und standardisierte Abläufe sollen automatisch ausgeführt werden.

Die Stadt nennt diese Schritte als Teil der weiteren Umsetzung.

Rolle von Künstlicher Intelligenz

Die Stadt will komplexere Aufgaben künftig gezielt mit Künstlicher Intelligenz unterstützen.

Die Stadt nennt dabei die Einbeziehung menschlicher Freigaben.

Jan Keppler spricht von strenger Logik bei solchen Abläufen.

Er sagte, es brauche dann eine einfache computergesteuerte Technik.

Diese Technik solle den Ablauf beständig wiederholen.

Jan Keppler ist Geschäftsbereichsleitung Digitalisierung und IT der Stadt Metzingen.

Umsetzung in Automatisierungsregeln und Praxis

Die Stadt sagt, die Ergebnisse sollen nun in Automatisierungsregeln überführt werden.

Die Regeln sollen schrittweise in die Praxis umgesetzt werden.

Die Stadt nennt als Ziel eine schnellere Digitalisierung der Prozesse.

Die Stadt nennt zudem verlässlichere Abläufe als weiteres Ziel.

Die Stadt nennt außerdem deutlich weniger Aufwand als Ziel.

Nutzen für Routinetätigkeiten und Entlastung von Mitarbeitenden

Die Stadt will Routinetätigkeiten berücksichtigen.

Diese Routinetätigkeiten fallen nur gelegentlich an.

Die Stadt sagt, Mitarbeitende sollen spürbar entlastet werden.

Die Mitarbeitenden sollen sich stärker auf anspruchsvolle Aufgaben konzentrieren.

Diese Aufgaben sollen bürgernah sein.

Weitergabe der Grundlage an andere Kommunen

Die entwickelte Grundlage soll nach Angaben der Stadt auch anderen Kommunen helfen.

Damit will die Stadt den digitalen Wandel in der öffentlichen Verwaltung voranbringen.

Die Stadt begründet den Ansatz mit den Kosten großer Lösungen.

Viele Automatisierungslösungen rechneten sich laut Stadt erst bei großen Prozessen.

Dabei spiele die Häufigkeit der Nutzung eine Rolle.

Bezug zum Bundespilotprojekt Agentic AI Hub

Die Stadt nennt die DigITal-WerkStadt als langfristiges Zielprojekt.

Metzingen will Digitalisierung nicht als abstraktes IT-Projekt umsetzen.

Die Stadt nennt Verwaltung, Fachbereiche und externe Partner als Beteiligte.

Mit Summ.AI habe Metzingen bereits zur KI-gestützten Prozessdokumentation gearbeitet.

Metzingen habe auch an der ersten Phase des Agentic AI Hub teilgenommen.

Rahmen und Dauer des Bundesprojekts

Laut Bericht zählt Metzingen zu den bundesweit ausgewählten 19 Kommunen.

Diese Kommunen arbeiten mit dem Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung.

Das Ziel ist der praktische Einsatz agentischer Künstlicher Intelligenz in der Verwaltung.

Das Pilotprojekt Agentic AI Hub des Ministeriums ist inzwischen zu Ende gegangen.

Kommunen und Start-ups zeigten dabei demnach innerhalb von drei Monaten KI-Einsätze.

Die Stadt beschreibt die Ergebnisse als Bestätigung des eingeschlagenen Kurses.

Die Stadt sagt, der Einsatz von Agentic AI verbessere die Arbeit messbar.

Die Verbesserung solle bereits in kurzer Zeit sichtbar sein.

Beispiele für Prozesszahlen und Vorgehen in Metzingen

Mit der Abteilung Digitalisierung und IT ist Metzingen laut Stadt vergleichsweise klein.

Metzingen nennt große Kommunen wie Rostock, Frankfurt, München und Bielefeld.

Metzingen sagt, solche Kommunen hätten andere Größenordnungen./p