Metzingen automatisiert Verwaltungsprozesse mit Summ.AI

Die Stadt Metzingen treibt die Digitalisierung ihrer Verwaltung mit einem Schwerpunkt auf Prozessautomatisierung voran. Gemeinsam mit dem Start-up Summ.AI hat die Stadt zentrale Verwaltungsprozesse analysiert und Grundlagen für eine umfassendere Automatisierung im Verwaltungsbereich gelegt. Die Arbeiten fanden in der DigITal-WerkStadt statt, dem Innovationsraum der Stadt Metzingen für digitale Verwaltungsentwicklung.

Im Mittelpunkt der Zusammenarbeit stand die sogenannte Automatisierung der Prozessautomatisierung. Nach Angaben der Stadt soll dieser Ansatz es ermöglichen, Verwaltungsprozesse künftig schneller, wirtschaftlicher und mit geringerem manuellem Aufwand zu automatisieren. Dadurch werde das Thema Prozessautomatisierung erstmals auch für kleinere und mittlere Kommunen wirtschaftlich darstellbar.

Gemeinsam wurden mehrere kompakte Kurzprozesse sowie ein besonders umfangreicher, komplexer Prozess exemplarisch bearbeitet. Ziel war es, aus der konkreten Praxis belastbare Automatisierungsregeln abzuleiten, die sich auf weitere Verwaltungsabläufe übertragen lassen. Für Arbeitsschritte, die auf vorhandene Fachverfahren zugreifen, sollen entsprechende Schnittstellen geschaffen werden. Klare und standardisierte Abläufe können anschließend automatisch ausgeführt werden.

„Wir haben zusammen geschwitzt und gelacht und dabei erstmal jede Möglichkeit zugelassen, die Zukunft zu gestalten. Nun geht es um die Feinarbeiten“, erklärte Jan Keppler, Geschäftsbereichsleitung Digitalisierung und IT der Stadt Metzingen.

Komplexere Aufgabenstellungen sollen künftig gezielt durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz unterstützt werden, jeweils unter Einbezug menschlicher Freigaben. Keppler sagte zudem: „Hierbei geht es um strenge Logik – da benötigt es lediglich eine einfache computergesteuerte Technik, die den Ablauf beständig wiederholt.“

Nach Angaben der Stadt sollen die Ergebnisse nun in konkrete Automatisierungsregeln überführt und schrittweise in die Praxis umgesetzt werden. Damit entstehe eine Grundlage, auf der Verwaltungsprozesse künftig schneller, verlässlicher und mit deutlich geringerem Aufwand digitalisiert werden können. Die Stadt verweist darauf, dass auch kleinere und mittelgroße Kommunen von diesem Ansatz profitieren sollen, da sich viele Automatisierungslösungen erst bei großen und häufig genutzten Prozessen rechnen.

Die Verwaltung in Metzingen will nach eigenen Angaben auch Routinetätigkeiten berücksichtigen, die nur gelegentlich anfallen. Mitarbeitende sollen dadurch spürbar entlastet werden und sich stärker auf anspruchsvollere, bürgernahe Aufgaben konzentrieren können. Die entwickelte Grundlage soll auch anderen Kommunen zur Verfügung gestellt werden, um den digitalen Wandel in der öffentlichen Verwaltung gemeinsam voranzutreiben.

Die Stadt Metzingen verfolgt mit der DigITal-WerkStadt nach eigenen Angaben seit einiger Zeit das Ziel, Digitalisierung nicht als abstraktes IT-Projekt, sondern als gemeinsames Anliegen von Verwaltung, Fachbereichen und externen Partnern zu gestalten. Mit Summ.AI habe die Stadt bereits im Bereich der KI-gestützten Prozessdokumentation zusammengearbeitet und an der ersten Phase des Agentic AI Hub des Bundes teilgenommen.

Hintergrund zum Bundespilotprojekt

Metzingen zählt zu den bundesweit ausgewählten 19 Kommunen, die gemeinsam mit dem Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung den praktischen Einsatz agentischer Künstlicher Intelligenz in der Verwaltung vorantreiben. Das Pilotprojekt „Agentic AI Hub“ des Ministeriums ist inzwischen zu Ende gegangen. In einem Zeitraum von drei Monaten zeigten Kommunen und Start-ups demnach, wie Verwaltungen KI-Agenten bereits heute zielgerichtet einsetzen können.

Die Stadt beschreibt die Ergebnisse des Pilotprojekts als Bestätigung des eingeschlagenen Kurses. Der Einsatz von Agentic AI in der Verwaltung verbessere die Arbeit messbar und dies schon in kurzer Zeit. Mit der Abteilung Digitalisierung und IT sei Metzingen neben großen Kommunen wie Rostock, Frankfurt, München oder Bielefeld vergleichsweise klein. Trotzdem hätten Kommunen über 20.000 Einwohner ungefähr 3.000 Abläufe, die immer wieder vorkommen. Mithilfe einer spezialisierten Software von Summ.AI könnten Prozesse deutlich schneller erfasst, analysiert und verbessert werden.

Ein wesentlicher Bestandteil des Projekts war nach Angaben der Stadt der Einsatz der KI im Prozessmanagement. Dadurch habe sich der Ist-Zustand von Verwaltungsprozessen rasch erfassen und gezielt optimieren lassen. Das lokale Team in Metzingen ziehe nach dem bundesweiten Pilotprojekt eine positive Bilanz. Bestimmte standardisierte Prozesse sollen weiter automatisiert werden.

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Sarah Sebesta, Kundenbetreuerin KI Prozessmanagement bei Summ.AI; Jan Keppler, Geschäftsbereichsleitung Digitalisierung und IT der Stadt Metzingen; Axel Friedlein, Geschäftsbereichsleitung Personal und Organisation bei der Stadt Metzingen; Tanja Heuser, Leitung Fachbereich Digitalisierung bei der Stadt Metzingen; Nicholas Wolf, CTO und Mit-Firmengründer bei Summ.AI; Thomas Prokein, Geschäftsbereichsleitung Betriebe und Leitung Stabstelle Baucontrolling und Projektenwicklung; Harald Wenzel, verantwortlich für Friedhofsdinge bei der Stadt Metzingen; Sophie Armbruster, Prozessmanagerin vom Fachbereich Organisation.